Kısa vadeli ve uzun vadeli görevlerin
Bu blog, kısa vadede yapabileceğiniz veya uzun vadede tamamlamanız gereken görevler hakkındadır. Bu, günlük işlerinizde izinizi kaybetmemeniz ve amaçsızca dolaşmamanız için organizasyon gerektirir.
İşim genellikle birçok küçük ve büyük görevden oluşur. Tabii ki, bunların her biri önemlidir ve mümkün olan en kısa sürede ele alınmalıdır. Daha da iyisi: Bunu hemen ve hemen yapmak en iyisidir.
Belki de bu cevabı zaten aldınız: “Dün iyi!“Önceden hangi soru soruldu? Tabii ki: “Ne zaman yapılmalı?” Cevap çok komik değil. Bazen muhatap, kendisinin bir gündemi olmadığını gizler. Bu arada.
Tüm kişisel faaliyetlerin gerçekçi ve dengeli bir şekilde işlenmesini sağlamak için bir miktar planlama ve organizasyon gereklidir. Aşağıdakiler yanıltıcıdır.
Kısa sürede çözülmesi gereken küçük görevlerin anında işlenmesi, başlangıçta büyük memnuniyet getirir. Bir şey üzerinde çalışıyorsunuz ve ilerliyor. Ama sadece bu tür bir görevle. Aynı zamanda, belki de daha karmaşık nitelikteki diğer uzun vadeli görevler zemin kazanıyor. Gerçekçi işleme olasılığı bu nedenle hızla azalır. Bir orantısızlık ortaya çıkar, denge bozulur. Olası sonuçlar: memnuniyetsizlik. Kendiniz için, iş arkadaşlarınız için ve hatta müşterileriniz için. Sonuçta ekonomik dezavantajlar.
Her gün bahsedilen eşitsizlikten nasıl kaçınmaya çalışırım? Ve evet, deneyimlerime göre bu konuda her gün bir şeyler yapmalısın. çoklu. Dişlerini fırçalamak gibi.
genel bir bakış sağlamak
Her şeyden önce, liste biçiminde bir genel bakışa ihtiyacım var. Bunun için Microsoft Outlook e-posta istemcimin görev yöneticisini kullanıyorum. Şimdi, elbette, Outlook’tan hoşlanmayan tüm insanlar bu yazılımı nasıl kullanabileceğim konusunda silahlanmış durumda. Ama eminim temanın başka pek çok iyi kullanımı vardır. Herkes için bir şey olacak. Ve bu arada: Outlook birçok şirkette yaygındır.
Listeye geri dön. İyi bir genel bakış için her zaman güncellenmelidir. Bu nedenle, aşağıdaki prosedür her gün çok zaman alır. Ama yatırım buna değer.
Gerekirse e-postalar etkinlik olarak işaretlenmelidir. Bir telefon görüşmesinden veya kişisel bir toplantıdan bir görev çıkarsa, onu listeye koymam gerekir. Yeni görevler, bir görevin işlenmesinden de kaynaklanabilir. Etkinliğin açıklaması anlamlı olmalıdır. Bazen ek notlara ihtiyaç duyulur. Bunlar etkinlik ayrıntılarında saklanır.
Yeni bir giriş oluşturmadan önce kendime ilgili aktivitenin gerçekten listeme ait olup olmadığını soruyorum. Belki bir başkası teknik olarak üzerinde çalışmak için daha uygundur ya da sadece daha fazla zamanı vardır? Bu durumda, sipariş hemen iletilir.
Bazı görevler randevu olarak da görüntülenebilir. Örnek: birini arayın. Bunun için bir görev değil, bir randevu oluşturuyorum. Bu gereksiz yere listeme eklemiyor.
Şimdiye kadar çok fazla öz disiplinle listeyi yönetmekten başka bir yol bulamadım. Her durumda, bunu merkezi bir uygulamada kolayca yapması önemlidir. Listede olmayanların unutulma olasılığı yüksektir.
siparişi gözden geçir
Microsoft Outlook Görev Yöneticisi bir görevin son tarihinden itibaren “yaşar”: bugün, yarın, bu hafta, gelecek hafta veya herhangi bir tarih. Son kullanma tarihini istediğiniz gibi ve hızlı bir şekilde ayarlayabilirsiniz. Bu yüzden görevleri ne zaman biteceklerine göre planlamayı alışkanlık haline getirdim. Bugün yapılması gerekenler bugün yapılıyor. Yarın yapılması gereken bir şey varsa ertesi güne taşırım.
Her şey dinamik: işleme öncelikleri kısa sürede değişebilir. Ancak, bu çok sık olmamalıdır, aksi takdirde planlama anlamsızdır.
Karmaşık görevleri dönüştürün
Karmaşık faaliyetler genellikle karşılık gelen bir süre ile ilişkilendirilir. Ancak deneyimlerime göre, bunları birkaç küçük alt göreve ayırabilirsiniz. Düzen burada bir rol oynar. Yarım saat de olsa kendinize uygun bir yan aktivite ile başladığınızdan emin olun. Giriş engeli böylece aşılır. Genellikle biraz daha fazla zaman yatırılır.
Genel bağlamın kaybolmaması önemlidir. Aksi takdirde, daha geniş bir bağlamı olmayan temel kısa vadeli görevlerle hızla karıştırılırlar.
tutarsızlıklardan kaçının
Microsoft Outlook’un görev yöneticisi, diğer şeylerin yanı sıra bir görevin oluşturulduğu tarihi kaydeder. Bu bilgi, bir süredir listede bulunan girişleri hızlı bir şekilde belirlemek için kullanılabilir. Sonunda onları çözmek için iyi bir öneri. Sonuç olarak, liste görünümü seçenekleri uğraşmaya değer.
aktiviteleri kontrol et
Bu önemlidir: tamamlanan görevleri listeden hemen kaldırın. Bu, liste yönetimini basitleştirir. Artı, bir aktiviteyi işaretlemek iyi hissettiriyor.
acil durum frenini çekin
Alışılmadık derecede uzun bir liste, onları tamamlamak için çok az zamana sahip çok fazla görevin güçlü bir göstergesidir. Yardımcı olan tek şey acil durum frenini çekmek. Ve bu yüzden henüz listeye yeni girişler eklemeyin. Ardından önceliklendirmenizi kontrol edin ve görevleri iş arkadaşlarınıza yaptırmayı düşünün. Sonra işlemeye.
olasılıkları kontrol et
Microsoft Outlook’un yeteneklerinin yalnızca bir kısmıyla çalışıyorum. Şimdiye kadar görevlerimin kişisel organizasyonu için yeterli oldu. Diğerleri için “ilerleme yüzdesini değiştir” gibi konular büyük bir tartışma konusu olabilir. Size sadece zaman ayırmanızı ve kullanılan yazılımın olanaklarına bir göz atmanızı tavsiye edebilirim. Bazı özellikler bir kez öğrenildiğinde inanılmaz miktarda zaman kazandırır.
Bunu akılda tutarak, sağlıklı ve yapılandırılmış kalın
senin Michael’ın
()
Haberin Sonu